Stap 1 - Hoe organiseer je een hybride tentoonstelling?

Een evenement voor het delen van je resultaten, vaak in de vorm van een tentoonstelling, is de grote finale van een hackathon waar studententeams hun tastbare Minimum Viable Solutions presenteren. Het inspireert en beloont studenten voor hun harde werk en geeft ze het gevoel dat ze iets bereikt hebben. In dit hoofdstuk worden de twee belangrijkste vormen van het organiseren van een openbare tentoonstelling toegelicht - de begeleide tentoonstelling en de open tentoonstelling - en hoe deze kunnen worden omgezet in een hybride vorm.

Tentoonstellingsvormen: Begeleid vs Open

Een begeleide tentoonstelling volgt een lineair script met een plenaire sessie waar alle teams individueel pitchen voor het publiek en een jury. Dit zorgt voor een gelijk publiek voor elk team en bevordert het leren van elkaar. Het kan echter tijdrovend zijn voor grotere groepen.

Een Open Expositie heeft de vorm van een galeriewandeling. Elk team heeft een aparte tentoonstellingsruimte en de bezoekers lopen vrij rond, in interactie met de groepen. Dit tijdsefficiënte formaat moedigt interactief leren aan, maar kan leiden tot een gevarieerd teampubliek.

Overgang naar een hybride tentoonstelling

Een hybride tentoonstelling combineert elementen van zowel in-persoon als virtuele formaten, waarbij online vergadersoftware wordt gebruikt als het primaire communicatiemiddel. Hybride tentoonstellingen maken een grotere inclusiviteit mogelijk en bieden ruimte aan deelnemers die op locatie werken, off-site zijn en bezoekers op afstand.

Voorbereidende acties

Om een succesvolle hybride tentoonstelling te organiseren, moet je zorgen voor:

• Communiceer duidelijk: Wees openhartig met studenten over het tentoonstellingsplan, de rollen, het schema en de technische vereisten.

• Rollen toewijzen: Stel een technische facilitator aan om de online vergadering te leiden en een teamleider in elk studententeam om de presentaties te leiden.

• Zorg voor technische paraatheid: Alle deelnemers moeten over de nodige hardware en software beschikken en moeten op voorhand deelnemen aan de vergadering om eventuele problemen te testen en op te lossen.

• Fysieke locaties instellen: Als er meerdere studenten op één locatie zijn, zorg er dan voor dat ze toegang hebben tot een centrale ruimte om de procedure te bekijken en een aparte ruimte voor hun pitch.

Tijdens de hybride tentoonstelling

Voor een vlotte en boeiende hybride tentoonstelling kun je het volgende overwegen:

• Een gevoel van verbondenheid opbouwen: Begin met een ijsbreker of voorstelronde om een band te scheppen tussen de deelnemers.

• Tijdsbeheer: Houd het evenement onder de 90 minuten om de betrokkenheid in een hybride omgeving te behouden.

• Richtlijnen voor pitch: De pitch van elk team moet beperkt worden tot 3 minuten, gevolgd door 2 minuten feedback van de jury. Zorg ervoor dat elk team zijn opstelling van tevoren heeft getest.

• Plenaire presentaties: Regel van tevoren een doorloop met alle sprekers om naadloze overgangen tijdens het evenement te garanderen.

Afsluiting van de hybride tentoonstelling

De tentoonstelling wordt afgesloten met de bekendmaking van de winnaars, gevolgd door een slotwoord van de organisatoren. Om de eenheid te versterken, kun je proberen om in elk hybride centrum dezelfde versnaperingen aan te bieden, zodat er ondanks de geografische afstanden een gedeelde feestelijke ervaring ontstaat.

Conclusie

Het organiseren van een hybride tentoonstelling vereist zorgvuldige planning en een solide technische basis, maar het biedt unieke voordelen en zorgt voor meer inclusiviteit en flexibiliteit. Met de richtlijnen in dit hoofdstuk zouden docenten nu een duidelijk stappenplan moeten hebben voor het plannen en uitvoeren van een succesvolle hybride tentoonstelling aan het einde van hun hackathon.