Stap 2 - De hackathonlocatie voorbereiden

1. Inleiding

Het kiezen van een geschikte locatie is cruciaal bij het organiseren van een hackathon voor middelbare scholieren. De locatie kan een grote invloed hebben op de leerervaring, het gedrag van leerlingen beïnvloeden en deelnemers mogelijk aanzetten tot een proactieve houding en creatieve probleemoplossende vaardigheden. Dit hoofdstuk gaat in op twee brede categorieën: externe locaties en interne schoollocaties. Het bespreekt de voor- en nadelen van beide en hun impact op een persoonlijke, online of hybride hackathon. Het geeft ook een checklist en tijdlijn voor elk scenario.

2. Externe locaties

Externe locaties zijn spannende keuzes voor een hackathon. Ze bieden een verandering van omgeving, waardoor studenten uit hun typische leeromgeving worden gehaald en een nieuw perspectief krijgen dat creativiteit en betrokkenheid kan stimuleren. Ze stellen studenten ook bloot aan een professionele omgeving, zodat ze kunnen proeven van scenario's uit de echte wereld.

Een ruimte huren: Het huren van een ruimte die ontworpen is voor dergelijke evenementen heeft veel voordelen. Deze ruimtes beschikken vaak over de nodige infrastructuur: Wi-Fi, AV-systeem, breakout-ruimtes, enz. De kosten zijn echter een factor om rekening mee te houden. Vergeet niet om in je budgetplanning rekening te houden met de huurkosten.

Samenwerken met een bedrijf: Samenwerken met een bedrijf dat aansluit bij het thema van de hackathon voegt een extra laag toe. Studenten kunnen uit de eerste hand ervaring opdoen met de professionele omgeving en krijgen inzicht in de activiteiten van het bedrijf. Coördinatie met een bedrijf kan echter meer logistieke planning vereisen, en beschikbaarheid kan een probleem zijn.

3. Interne schoollocaties

Een bekende schoolruimte omtoveren tot een hackathonlocatie is een haalbaar alternatief. Hoewel het misschien niet de nieuwigheid biedt van een externe locatie, biedt het wel andere voordelen.

Kosten en toegankelijkheid: Een hackathon organiseren in een school bespaart huurkosten en lost toegankelijkheidsproblemen op, omdat leerlingen al bekend zijn met de locatie.

Beschikbaarheid van middelen: Scholen zijn meestal uitgerust met essentiële faciliteiten en middelen voor een hackathon, waardoor er minder behoefte is aan extra infrastructuur.

Schoolgeest: Een hackathon op een school kan de schoolgeest en kameraadschap onder leerlingen versterken.

Het kan echter een uitdaging zijn om een omgeving te creëren die creativiteit stimuleert en afwijkt van de traditionele klassensfeer.

4. Fysieke, online en hybride hackathons

De keuze van de locatie hangt ook af van de vraag of de hackathon persoonlijk, online of een combinatie van beide is.

Persoonlijke hackathons: Een persoonlijke hackathon vereist een fysieke locatie. Er moet rekening worden gehouden met de grootte van de ruimte, de indeling en de benodigde faciliteiten (Wi-Fi, toiletten, enz.). Er moet ook rekening worden gehouden met toegankelijkheid en veiligheidsvoorschriften.

Online hackathons: Voor een online hackathon is de 'locatie' een digitaal platform. Bij de keuze van het platform moet rekening worden gehouden met de gebruiksvriendelijkheid, het aantal deelnemers dat het aankan en de functies die het biedt voor communicatie en samenwerking.

Hybride hackathons: Een hybride hackathon combineert het beste van beide werelden, maar vereist zorgvuldige planning om ervoor te zorgen dat alle deelnemers in persoon of online een vergelijkbare ervaring hebben.

5. Checklists en tijdlijnen

• 9-6 maanden van tevoren: Identificeer potentiële locaties of online platforms; begin contact op te nemen met potentiële locatiepartners of platformproviders.

• 6-4 maanden van tevoren: Bepaal de locatie of het platform; begin met het plannen van de logistiek

• 4-2 maanden van tevoren: Bezoek de locatie voor in-persoon of hybride evenementen, beoordeel de lay-out en identificeer mogelijke problemen.

• 1 maand van tevoren: Bevestig alle logistiek, inclusief Wi-Fi, zitplaatsen, eten, etc.; stuur instructies naar de deelnemers.

• 1 week van tevoren: Richt de locatie of het online platform in; test alle apparatuur.

• Op de dag zelf: Zorg ervoor dat de locatie of het platform klaar is voordat de deelnemers arriveren.

De keuze van een hackathonlocatie hangt af van verschillende factoren, van budgetbeperkingen tot logistieke mogelijkheden en het format van de hackathon. Het afwegen van de voor- en nadelen van elke optie, in lijn met de doelstellingen van het evenement en de behoeften van de deelnemers, zal leiden tot een lonende en vruchtbare hackathonervaring.