Stap 1 - Een organisatieteam samenstellen
1.1 De noodzaak van teamwork
Een grootschalige hackathon organiseren zonder een toegewijd team van organisatoren is een hele opgave. De voorbereiding van zo'n evenement kan maanden duren en brengt vaak meerdere uitdagingen met zich mee. De beloning kan echter enorm zijn en de reis, hoewel uitdagend, kan net zo plezierig zijn voor het organisatieteam. Als je team geniet van het proces, sijpelt dit enthousiasme vanzelf door naar de deelnemers, waardoor iedereen verzekerd is van een leuk en productief evenement.
1.2 De essentiƫle rollen
De spil van het organiseren van een hackathon is het kernteam, vaak geĆÆnitieerd door Ć©Ć©n of twee sleutelfiguren of wat wij organisatorische leiders noemen. Dit duo fungeert als de ruggengraat van het evenement, stuurt de plannings- en uitvoeringsfase aan en zorgt voor de steun van anderen. In de meeste succesvolle gevallen bestaat dit duo vaak uit opvoeders met complementaire vaardigheden - de een blinkt uit in communicatie, marketing en werving, en de ander is bedreven in pedagogische strategieĆ«n en technische organisatie.
1.3 Organisatorische leiding
De organisatieleiders dragen de verantwoordelijkheid voor de algemene coƶrdinatie en leiding. Hun rol omvat de volgende taken:
Het hackathon projectteam samenstellen
De reikwijdte en doelstellingen van de hackathon
Bepalen van het budget en de kosten beheren
Personeel werven, waaronder partnerscholen, facilitators, casushouders, technische ondersteuning en juryleden
Het ontwikkelen van het hackathonprogramma en de uitdagingen
Voorbereiden van de logistiek van de hackathon, inclusief locatie, materialen, communicatie en gegevensbeheer
Het evenement promoten en, indien nodig, sponsoring regelen
1.4 Een organisatieteam vormen
Het organiseren van een hackathon is een samenwerkingsproces. Een betrouwbaar, toegewijd team aan boord hebben is cruciaal om verantwoordelijkheden te delen en verschillende perspectieven te bieden. Onze ervaring is dat de sweet spot voor een organisatorische eenheid op een middelbare school tussen de 2 en 3 mensen is. Dit is waarom:
EĆ©n leraar: Een hackathon organiseren is een behoorlijke onderneming. Alleen gaan kan overweldigend zijn en het risico op een burn-out vergroten. Bovendien kunnen verschillende perspectieven leiden tot een welvarender, evenwichtiger evenement.
Twee leerkrachten: Dit is het minimumaantal dat we aanbevelen. Een team van twee kan de verantwoordelijkheden verdelen, ondersteuning bieden en een grotere verscheidenheid aan ideeƫn stimuleren. Iedereen kan unieke sterke punten en perspectieven inbrengen, wat leidt tot een creatiever en dynamischer planningsproces
Drie leerkrachten: Met drie leerkrachten zijn er meer handen om de werklast te verdelen en meer geesten om ideeƫn aan te dragen. Onthoud echter het oude gezegde: "Te veel koks bederven de soep". Meer dan drie docenten kan leiden tot langere besluitvormingsprocessen en mogelijke meningsverschillen.
Hier vind je een stap-voor-stap handleiding om je teamgenoten te vinden:
Identificeer potentiĆ«le teamgenoten: Zoek collega's die je enthousiasme voor ervaringsleren delen en die geĆÆnteresseerd zijn in het verbreden van hun onderwijsmethoden. Collega's met een innovatieve instelling die niet bang zijn om iets nieuws te proberen zijn ideale kandidaten.
Pitch het idee: Bereid een beknopte en boeiende uitleg voor over waarom je een hackathon wilt organiseren en hoe het je school, leerlingen en collega's ten goede kan komen.
Communiceer je 'waarom': Deel je persoonlijke 'waarom' met collega's en laat hen zien dat je toegewijd en gepassioneerd bent over dit project. Deze emotionele band kan het aantrekkelijker maken om lid te worden van het organisatieteam. Kijk voor extra ondersteuning bij het formuleren van je persoonlijke waarom bij .... LINK INVOEGEN
Plan een vergadering: Als ze interesse tonen, plan dan een vergadering om het idee grondig te bespreken. Deze bijeenkomst is een kans om vragen te beantwoorden, je visie te delen en te beginnen met brainstormen. Gebruik ons kader voor hackathon doelstellingen om je discussie te leiden.
Opvolgen: Als je collega's tijd nodig hebben om over je voorstel na te denken, respecteer dan hun beslissing en geef ze de ruimte. Vergeet echter niet om op te volgen. Herinner hen aan de mogelijkheid en bied indien nodig aanvullende informatie aan.
Team formatie: Als je eenmaal je team hebt, is het tijd om te beginnen met de spannende reis van het plannen van je hackathon. Vergeet niet om regelmatig contact met elkaar te houden, zodat iedereen zich tijdens het hele proces gehoord en gewaardeerd voelt.
Tips:
Blijf positief: Je enthousiasme en positieve houding kunnen aanstekelijk werken.
Bied ondersteuning: Sommige collega's aarzelen misschien vanwege werkdruk of onzekerheid over het proces. Verzeker ze dat ze er niet alleen voor staan en dat deze gids een stappenplan biedt voor het organiseren van de hackathon.
Open uitnodiging: Je kunt een open uitnodiging doen tijdens een personeelsbijeenkomst, waarin je uitlegt dat je van plan bent een hackathon te organiseren en dat je op zoek bent naar geĆÆnteresseerde collega's om deel uit te maken van het organisatieteam.
1.5 Je Hackathon Projectteam samenstellen
Het samenstellen van een kernteam is van fundamenteel belang voor het succes van je hackathon. Je kernteam beheert niet alleen de planning en uitvoering van het evenement, maar brengt ook verschillende vaardigheden en perspectieven mee die het hele proces kunnen verrijken. Het kan echter een uitdaging zijn om te bepalen wie je aan boord moet halen, vooral als je niet zeker weet welke functies je moet vervullen.
Hier is een overzicht van mogelijke rollen voor kleinere en grotere hackathons.
Kleinere Hackathons:
Event Planner: Verantwoordelijk voor de logistieke aspecten van het evenement, zoals het regelen van een locatie (fysiek of virtueel), het schema beheren en indien nodig coƶrdineren met leveranciers.
Marketing and Communications Lead: Beheert de promotie van het evenement bij potentiƫle deelnemers en verzorgt de communicatie voor, tijdens en na het evenement.
Financial Lead: Houdt toezicht op budgettering, financiƫle planning en beheer van financiƫle middelen voor het evenement.
Technical Lead: Houdt toezicht op de technische aspecten van het evenement. Dit kan het beheer van het evenementplatform in een virtuele hackathon inhouden, het opzetten van de nodige tools en technologieƫn, en het bieden van technische ondersteuning tijdens het evenement.
Facilitator Coƶrdinator: Coƶrdineert de activiteiten van facilitators die de teams ondersteunen tijdens de hackathon.
Studentenvertegenwoordigers: Bieden waardevolle inzichten vanuit het perspectief van de deelnemer en helpen het evenement af te stemmen op de behoeften en interesses van de studenten.
Lerarenvertegenwoordigers: Ondersteunen bij verschillende taken en zorgen voor afstemming op de onderwijsdoelstellingen.
Casushouders: Een partner van een bedrijf, stad of non-profitorganisatie die verantwoordelijk is voor elke uitdaging. Zij presenteren de hackathonuitdaging en kunnen ook deelnemen aan het beoordelen van de oplossingen.
Grotere Hackathons:
Naast de rollen die hierboven zijn genoemd, kunnen grotere hackathons ook bestaan uit:
Sponsorcontact: onderhoudt contacten met potentiƫle sponsors en beheert de relaties met hen tijdens het evenement.
Vertegenwoordiger van een belangengroep of sponsor: Helpt bij het bieden van ondersteuning, middelen en netwerkmogelijkheden. Deze persoon kan een vertegenwoordiger zijn van een industrie die gerelateerd is aan het thema van de hackathon.
Vertegenwoordiger kennisinstelling: Biedt domeinspecifieke expertise en inzichten, vaak als vertegenwoordiger van universiteiten, onderzoeksinstellingen of andere kennisorganisaties.
Als organisatorische leider beschikken jij en je medeoprichters misschien al over de vaardigheden en ervaring om sommige van deze rollen te vervullen. Neem de tijd om jullie gezamenlijke expertise in kaart te brengen en eventuele hiaten te identificeren. Zijn er rollen die geen van jullie gemakkelijk kan vervullen? Dit kunnen de rollen zijn waarvoor je moet werven.
Vergeet niet dat de omvang en complexiteit van je hackathon van grote invloed zijn op de grootte en samenstelling van je kernteam. Na het voltooien van Stap 3, 'Scoping the Hackathon', heb je een duidelijker beeld van de omvang en reikwijdte van je evenement, waardoor je beter geĆÆnformeerde beslissingen kunt nemen over je kernteam. Maak jezelf nu alvast vertrouwd met deze rollen en ga na wie van je collega's of netwerk deze zou kunnen vervullen. Onthoud dat het doel is om een efficiĆ«nte teamstructuur te behouden, waarbij verantwoordelijkheden gelijkmatig worden verdeeld en diverse perspectieven worden aangemoedigd. Je kernteam is cruciaal voor de succesvolle planning en uitvoering van je hackathon, dus het is de moeite waard om tijd en aandacht te investeren in dit proces.
1.6 Personeel voor het evenement
Afhankelijk van het bereik en de doelstellingen van de hackathon heb je misschien extra personeel nodig:
Facilitatoren: Ervaren in agile, lean startup en design thinking methodologieƫn, die het proces faciliteren en de studenten begeleiden.
Juryleden: Evalueren de uiteindelijke oplossingen en bieden diverse expertise en inzichten.
Technische ondersteuning: Zorg voor een soepele werking door technische problemen aan te pakken.
Prototyping & Maker Experts: Bieden expertise in verschillende digitale maaktools.
Experts: Host workshops, geef feedback aan studenten en draag bij aan breakout sessies.
Presentator: Houdt toezicht op de publieke fase van de hackathon, zorgt voor betrokkenheid en doorstroming.
Op deze manier willen we je een overzicht geven van de initiƫle organisatie die je nodig zou kunnen hebben. In de volgende hoofdstukken begeleiden we je bij het bepalen wie en hoeveel van deze medewerkers je nodig hebt en hoe je elk van hen voorbereidt en werft. Blijf de stappen van dit draaiboek volgen en krijg antwoord op je vragen.
Conclusie
Het begrijpen en structureren van je organisatieteam zijn essentiƫle eerste stappen. Elk lid speelt een unieke rol en draagt bij aan het algehele succes van de hackathon. Vergeet niet dat je deel uitmaakt van een team dat als doel heeft een onvergetelijke en boeiende leerervaring te creƫren. Als je eerste team is samengesteld, is de volgende stap het definiƫren van de doelstellingen en de reikwijdte van de hackathon, die de structuur van je team en de personeelsbehoeften verder zullen bepalen.
Last updated