Stap 3 - Scoping van de hackathon
Om een succesvolle hackathon te organiseren, moet je de reikwijdte van het evenement goed begrijpen. Je visie op de hackathon, ontwikkeld in stap 2, zal je helpen beslissingen te nemen over hoe het evenement zal worden uitgevoerd en ervoor zorgen dat je over de middelen beschikt om te slagen. Dit hoofdstuk biedt je de richtlijnen en context om weloverwogen beslissingen te nemen over de omvang van je hackathon, waarbij kritieke aspecten aan bod komen zoals het aantal deelnemers en hun achtergrond, het evenementformaat, de tijdlijn, de teamsamenstelling en de personeelsvereisten.
3.1 Deelnemers: Kwantiteit en kwaliteit
Begin met de deelnemers. Hoeveel studenten wil je erbij betrekken en wat is hun achtergrond? Bedenk ook of je je wilt aanmelden bij andere lokale of internationale scholen.
Beginner: Begin klein. Houd een hackathon binnen één klas. Dit zorgt voor meer toegankelijke communicatie en controle en een gerichte leerervaring. Naarmate je meer vertrouwen krijgt, kun je je hackathon uitbreiden naar meer klassen of scholen. Een belangrijk nadeel is dat deze hackathon multidisciplinair leren beperkt. Alle studenten volgen dus dezelfde studie. Natuurlijk heeft elke student een achtergrond, kennis en expertise om mee te werken.
Intermediair: Voor leerkrachten die al vertrouwd zijn met projectgebaseerd leren, kun je overwegen om de hackathon uit te breiden met meerdere klassen van dezelfde school. Dit stimuleert interdisciplinair leren en samenwerking met leerlingen uit andere studierichtingen.
Gevorderden: Als je goed bent in het organiseren van evenementen rond projectonderwijs, betrek er dan verschillende lokale scholen of internationale partners bij om het naar een hoger niveau te tillen. Dit bevordert een bredere uitwisseling van ideeën en culturen, waardoor leerlingen een meer diverse en verrijkende leerervaring krijgen.
Tabel: Vergelijkende analyse van het deelnemersbereik
Eén klaslokaal
Eenvoudige controle en organisatie, gerichte leerervaring
Beperkte diversiteit en perspectief
Meerdere klassen, zelfde school
Verbeterd interdisciplinair leren, meer participatie
Hogere organisatorische inspanning
Meerdere lokale scholen
Grotere diversiteit, bevordert lokale gemeenschapsbanden
Logistieke uitdagingen, vereist meer coördinatie
Internationale scholen
Verbrede culturele uitwisseling, diverse leerervaringen
Complexe uitdagingen op het gebied van logistiek, coördinatie en communicatie
Hier zijn een paar reflectieve en verkennende vragen:
Welke leerresultaten streef je na voor je leerlingen
Hoe kan het aantal deelnemers en hun achtergrond deze resultaten beïnvloeden?
Zou samenwerking met andere klassen, scholen of landen extra leermogelijkheden en perspectieven bieden?
Welke invloed hebben de extra coördinatie-inspanningen die nodig zijn bij grootschalige evenementen op je vermogen om de hackathon te leiden?
3.2 De vorm bepalen
Met een duidelijk idee over de deelnemers, gaan we verder met het format van de hackathon. Heb je een face-to-face evenement voor ogen, een virtueel evenement, of een combinatie van beide?
We gebruiken de volgende hackathon definities:
Face-to-face: Een hackathon waarbij alle deelnemers samenkomen op dezelfde fysieke locatie.
Hybride: Een hackathon waarbij deelnemers vanaf meerdere locaties samenwerken, zowel persoonlijk als online.
Gemengd: Een hackathon waarbij deelnemers afwisselend online en in-persoon interacties hebben.
Online: Een hackathon die volledig virtueel wordt gehouden.
Het format wordt bepaald door de doelstellingen, de context en de beschikbare middelen van de hackathon, maar houd ook rekening met de expertise van je eigen team:
Beginner: Voor beginners is een persoonlijke hackathon een goed startpunt. Dit formaat is meer praktijkgericht en zorgt voor real-time interactie en hulp, waardoor het gemakkelijker te managen is voor degenen die nieuw zijn in het organiseren van dergelijke evenementen.
Intermediair: Een online hackathon is geschikt voor mensen met gemiddelde ervaring. Hoewel het bekendheid met digitale tools en het omgaan met virtuele teams vereist, biedt het een groter bereik en is het kosteneffectief.
Gevorderd: Een hybride hackathon is ideaal voor gevorderde organisatoren. Het combineert de voordelen van zowel online als face-to-face formats, maar vereist een vakkundige omgang met zowel fysieke als virtuele logistiek.
Tabel: Vergelijkende analyse van Hackathon-indelingen
Face-to-face
Directe interachtie, dynamische uitwisseling van ideeën, gemakkelijker oplossen van conflicten
Hogere kosten, meer voorbereiding, reisoverwegingen
Hybride
Groter bereik, gecombineerde voordelen van beide vormen
Complexe logistiek, vereist geavanceerde coördinatie
Gemengd
Flexibiliteit in deelname, past in gevarieerde roosters
Zorgvuldige timing vereist, mogelijke ontkoppeling tussen fysieke en online fasen
Online
Groter bereik, lagere kosten, geen geografische beperkingen
Complexe teambuilding, minder persoonlijk, uitdagend om de energie te krijgen van een fysieke hackathon
Reflectieve en verkennende vragen voor dit onderdeel zijn:
Wat zijn de logistieke mogelijkheden van je school?
Heeft jouw school de nodige middelen en faciliteiten voor een face-to-face evenement?
Hebben jij en je leerlingen de vaardigheden en tools voor een online evenement?
Welke invloed heeft de keuze van het formaat op de betrokkenheid en interactie tussen de deelnemers?
Zou een hybride model een goede balans bieden tussen de voor- en nadelen van face-to-face en online formats?
3.3 Timing en duur
Bepaal vervolgens het tijdstip en de duur van de hackathon. Wordt het één dag, een paar dagen of meerdere weken?
Beginner: Een kortere 2-daagse hackathon is misschien wel het beste te doen voor mensen die voor het eerst een hackathon organiseren. Dit tijdsbestek maakt een snelle, intensieve verkenning van ideeën mogelijk, terwijl de organisatorische eisen beheersbaar blijven.
Intermediair: Naarmate je meer vertrouwd raakt met het organiseren van hackathons, kun je overwegen om het evenement uit te breiden naar drie dagen. Hierdoor krijgen teams meer tijd om dieper op hun ideeën in te gaan en meer gedetailleerde oplossingen te creëren.
Gevorderden: Als je veel ervaring hebt met het organiseren van dergelijke evenementen, overweeg dan een driedaags hackathon-evenement als aftrap en overgang naar een leerzaam project van meerdere weken met consistente wekelijkse contactmomenten. Dit format maakt het mogelijk om ideeën uit te diepen en te ontwikkelen, maar het vraagt wel een grotere betrokkenheid van organisatoren en deelnemers op de lange termijn.
Tabel: Vergelijkende analyse van Hackathon-duur
2 dagen
Beheersbare tijdsbesteding, intense focus op ideeën
Beperkte diepte in projecten
3 dagen
Meer tijd om ideeën te ontwikkelen en te prototypen, evenwichtig schema
Vereist meer organisatorische middelen
Meerdere weken
Maakt diepgaande verkenning van ideeën, projecten hebben tijd om te rijpen
Grotere tijdsbesteding, momentum behouden kan een uitdaging zijn
De volgende vragen kunnen je helpen bij je beslissing:
Hoeveel tijd kunnen jij, je medeleerlingen en studenten besteden aan de hackathon?
Past een korter, intensiever evenement of een uitgebreider, diepgaander evenement beter bij je leerdoelen?
Welke invloed heeft de timing van het evenement op de deelname? Zijn er schoolvakanties, examens of andere evenementen waarmee rekening moet worden gehouden?
Voor langere hackathons, hoe behoud je het momentum en de betrokkenheid tijdens het evenement?
3.4 Teamgrootte en rollen
Het bepalen van de juiste teamgrootte en het definiëren van specifieke rollen zijn essentieel voor het succes van je hackathon. De samenstelling van je kernteam moet afgestemd zijn op de omvang van je evenement en de complexiteit van de doelstellingen.
Beginner: Begin met een klein kernteam dat essentiële functies uitvoert:
Event Planner: Beheert de logistiek en zorgt ervoor dat het evenement soepel verloopt.
Hoofd Marketing en Communicatie: Houdt toezicht op promotie en onderhoudt duidelijke communicatie met deelnemers.
Technical Lead: Verzorgt alle technologische behoeften en zorgt ervoor dat tools en platforms operationeel zijn.
Een team van één tot drie mensen kan volstaan, waarbij ieder mogelijk meerdere rollen vervult, afhankelijk van de ambities en het bereik van de hackathon.
Intermediair: Als je ervaring groeit en je evenement groter wordt, overweeg dan om je team uit te breiden:
Financial Lead: Beheert budgettering en financieel toezicht.
Facilitatorcoördinator: Organiseert en ondersteunt de facilitatoren die de deelnemers begeleiden.
Vertegenwoordigers van studenten en docenten: Bieden perspectieven om de hackathon beter af te stemmen op educatieve doelstellingen en verwachtingen van deelnemers.
Gevorderd: Voor grotere of internationale hackathons, breid je team verder uit:
Sponsorcontact: beheert relaties met sponsors en zorgt voor ondersteuning.
Vertegenwoordiger van belangengroepen: Legt contact met professionele of thematische groepen om netwerken te verbeteren.
Vertegenwoordiger kennisinstelling: Biedt deskundige inzichten en academische bronnen.
Reflectieve en verkennende vragen
Sleutelfiguren: Wie zijn de essentiële leden die nodig zijn voor het succes van je hackathon? Welke rollen moeten de organisatorische leiders op zich nemen?
Roluitbreiding: Zou het toevoegen van specifieke rollen, zoals een Financial Lead of Facilitator Coordinator, de planning en uitvoering van je hackathon verbeteren?
Teamcommunicatie: Hoe zorg je voor effectieve communicatie en samenwerking tussen teamleden?
Met deze gestructureerde aanpak kun je je team effectief schalen naarmate je hackathon complexer en groter wordt, zodat je er zeker van kunt zijn dat elk aspect van het evenement professioneel wordt beheerd en succesvol is.
3.5 Vereisten voor personeel
Personeel is een cruciaal aspect van het plannen van een hackathon, waarbij verschillende rollen die nodig zijn om het evenement te ondersteunen, moeten worden geïdentificeerd en gecoördineerd. Deze rollen variëren van facilitators en technische leiders tot logistieke ondersteuning en ondersteuning van het welzijn van deelnemers. Een goed bemand evenement kan eventuele problemen effectief aanpakken en ervoor zorgen dat deelnemers de nodige begeleiding krijgen. Grotere, complexere hackathons kunnen extra personeel vereisen om ingewikkelde logistiek te beheren, technische ondersteuning te bieden, deelnemers te begeleiden en follow-up activiteiten af te handelen.
Richtlijnen voor besluitvorming
Overweeg de volgende vragen om je personeelsbehoeften te bepalen:
Hoeveel facilitatoren en technische leiders zijn er nodig om de deelnemers tijdens de hackathon te begeleiden?
Heb je gezien de reikwijdte en schaal extra functies nodig, zoals logistieke ondersteuning of deelnemerswelzijn?
Hoe worden de personeelsvereisten aangepast als de hackathon in een hybride of online format wordt gehouden?
Facilitatoren
Facilitators zijn meestal ervaren personen, vaak leraren die een specifieke training hebben gevolgd om deelnemers door het ontwerpproces van de hackathon te begeleiden. Er wordt niet verwacht dat ze alles weten, maar ze spelen wel een cruciale rol als coach voor studententeams. Idealiter is er één begeleider per team (meestal bestaande uit 6 studenten, maar dit kan variëren van 4 tot 8 studenten). Als de middelen van een begeleider beperkt zijn, is één begeleider per twee teams ook haalbaar. In een klaslokaal kan een docent 18 tot 24 leerlingen begeleiden, wat zich vertaalt in het coachen van 3 tot 5 teams, wat een uitdaging kan zijn. Als er onvoldoende facilitatoren beschikbaar zijn, overweeg dan om teamleiders of alle deelnemers te trainen in faciliteren om ze beter voor te bereiden op zelfsturing tijdens de hackathon.
Technische ondersteuning
Het formaat van de hackathon beïnvloedt de behoefte aan technische ondersteuning. Voor hybride of online formats moet ten minste één persoon zich richten op het beheren van technische barrières, zoals het opzetten en beheren van Zoom-bijeenkomsten en het faciliteren van toegang tot online groepen. Het plannen van technische rollen tegen het einde van de hackathon, vooral als je een afsluitende tentoonstelling wilt organiseren, is ook cruciaal. Raadpleeg deel 3 van deze gids voor gedetailleerde instructies over het organiseren van een slotevenement.
Steun verzamelen
Hackathons zijn energieke evenementen die op dezelfde manier kunnen worden benaderd als gewone evenementen in de sector, waarbij zorgvuldige aandacht is vereist om de leerervaring te optimaliseren. De locatie en de beschikbaarheid van eten en drinken spelen een belangrijke rol in de ervaringen van de deelnemers. Overweeg of je ondersteunend personeel nodig hebt voor het beheren van eten, snacks en drankjes tijdens de hackathon. Opties kunnen variëren van eenvoudige zelfbedieningsstations tot meer uitgebreide opstellingen. Meestal worden de maaltijden ter plekke genuttigd, wat bijdraagt aan de levendige sfeer van de hackathon en studenten aanmoedigt om te blijven samenwerken. Hoewel sommige lekkernijen zoals chocolade de creativiteit en energie kunnen stimuleren, is matiging de sleutel om de algehele gezondheid en focus te behouden.
Door deze personeelsvereisten aan te pakken, zorg je voor een ondersteunende omgeving die de algehele effectiviteit en het plezier van de hackathon vergroot.
Conclusie
Door je hackathon zorgvuldig te scannen, zorg je voor een vlottere planning en uitvoering. Of je nu streeft naar een kleinschalig, intiem evenement of een grote, internationale hackathon, dit hoofdstuk geeft je de richtlijnen om weloverwogen beslissingen te nemen. Het is tijd om te beginnen met het operationaliseren van deze ideeën van theorie naar praktijk. In het volgende hoofdstuk gaan we dieper in op de logistieke en planningsaspecten, zodat we je kunnen helpen om van jouw hackathon een onvergetelijk evenement te maken.
Last updated