Stap 5 - Sponsors vinden

5.1 Heb je echt sponsoring nodig?

Vraag jezelf voordat je sponsoring zoekt af of het echt nodig is. Vaak kunnen hackathonevenementen grotendeels zelf worden gefinancierd of worden gefaciliteerd tegen relatief lage kosten, vooral als ze voortkomen uit een gemeenschap met een gedeelde mindset of een gemeenschappelijk doel. In deze gevallen is het doel van het evenement meestal duidelijk en goed gecommuniceerd en zal het gelijkgestemde individuen aantrekken, of de locatie nu sjiek is of niet.

De kosten van een hackathon-evenement kunnen echter snel oplopen als je een chiquere locatie zoekt, extra sprekers of presentatoren wilt uitnodigen, of van plan bent om mediamateriaal te ontwikkelen zoals een aftermovie, foto's, enzovoort. Ook het uitloven van leuke prijzen kan de kosten aanzienlijk opdrijven.

Onthoud dat financiering niet het gouden antwoord is. Denk altijd na over je langetermijndoelen en overweeg of alle kosten die je van plan bent te maken, deze doelen ook echt ondersteunen.

Sponsoring kan de moeite waard zijn als:

• Het een terugkerend evenement is met als doel om na verloop van tijd te groeien en meer deelnemers aan te trekken.

• De organisatie dit wil aangrijpen om de interne capaciteit op het gebied van kennis en infrastructuur te vergroten.

• Je andere redenen hebt die de extra financiering rechtvaardigen.

5.2 Hoe financiering te verkrijgen

Als je vaststelt dat aanvullende financiering inderdaad nodig is, dan zijn hier enkele mogelijkheden die je kunt onderzoeken:

5.2.1 Strategische lokale partnerschappen opzetten

Eén manier om aan financiering te komen is door strategische partnerschappen aan te gaan met lokale belanghebbenden zoals stadsbesturen, overheidsinstanties of bedrijven. Deze partners kunnen je evenement financieel of in natura ondersteunen.

De sleutel hier is ervoor te zorgen dat je evenement aansluit bij de belangen en doelstellingen van deze potentiële partners. Idealiter biedt het een win-winscenario waar beide partijen baat bij hebben. Een hackathon die bijvoorbeeld een lokaal milieuprobleem aanpakt, zou kunnen samenwerken met lokale overheidsinstanties of milieuorganisaties die dit doel delen. Regelmatige communicatie en afstemming van gedeelde doelstellingen zijn cruciaal voor het onderhouden van deze partnerschappen

5.2.2 Subsidieprogramma's aanvragen

Een andere manier om financiering te krijgen is door subsidieprogramma's aan te vragen. Veel regionale, nationale en zelfs internationale instanties bieden subsidies aan die samenwerking, uitwisseling en innovatie in het onderwijs ondersteunen.

Bepaal de reikwijdte van je evenement - regionaal, nationaal of internationaal - en zoek op basis daarvan naar geschikte financieringsmogelijkheden. Maak gebruik van bestaande partnerschappen om expertise op te doen en de huidige mogelijkheden te verkennen.

Je kunt bijvoorbeeld overwegen om je aan te melden voor het Erasmus+ programma op Europees niveau. Dit initiatief bevordert samenwerking en de uitwisseling van beste praktijken op alle onderwijsgebieden. Een hackathon kan een effectief middel zijn om deze prioriteiten aan te pakken en te voldoen aan de behoeften van je organisatie.

Kortom, hoewel sponsoring een grote bijdrage kan leveren aan het organiseren van een hackathon van hoge kwaliteit, is het belangrijk om de belangrijkste doelstellingen van je evenement in gedachten te houden. Onthoud dat een hackathon die voortkomt uit een gedeelde gemeenschapsmentaliteit en een authentieke sfeer vaak net zo succesvol kan zijn, zo niet succesvoller, dan een zwaar gefinancierd evenement. Probeer altijd een balans te vinden tussen je financiële middelen en de waarde die elk aspect van het evenement heeft voor je deelnemers en de bredere gemeenschap