Stap 10 - Communicatie en personeelswerving opzetten

Communicatie opzetten en deelnemers werven

Effectieve communicatie is essentieel om deelnemers te betrekken en hen de hackathon te laten ervaren als een opwindende en waardevolle leerervaring. Het doel is om de hackathon te verpakken als een uniek educatief evenement dat breekt met traditionele leer- en onderwijsmethoden.

Deelnemers werven

Het werven van studenten voor deelname aan een hackathon brengt een aantal belangrijke overwegingen met zich mee:

• Vrijwillige vs. Verplichte deelname: Hoewel het organiseren van verplichte deelname logistiek eenvoudiger is, resulteert vrijwillige deelname vaak in meer betrokken en gemotiveerde deelnemers. Om interesse en betrokkenheid op te bouwen, is het cruciaal om duidelijk te communiceren wat de hackathon inhoudt en wat studenten eraan kunnen hebben.

Beste praktijken voor het werven van deelnemers

• Co-Creëer met studenten: Betrek een groep studenten bij het plannen van de hackathon om ervoor te zorgen dat het aansluit bij hun interesses en in begrijpelijke termen wordt gecommuniceerd. Deze studenten kunnen ambassadeurs worden die het evenement helpen promoten.

• Test je communicatie: Voordat je je promotiemateriaal afrondt, vraag feedback aan een diverse groep studenten om je berichtgeving te verfijnen.

• Vroeg betrekken: Introduceer het hackathon concept vroeg in het academisch jaar om interesse te peilen en input te krijgen, waardoor het evenement effectiever kan worden vormgegeven.

#edufoodhack gebruiken

Het gebruik van het #edufoodhack raamwerk biedt verschillende voordelen:

• Externe Initiatief Positionering: Dit helpt leerlingen de hackathon te zien als meer dan zomaar een schoolevenement.

• Toegang tot een bredere gemeenschap: Contact maken met een bredere, mogelijk internationale gemeenschap maakt de hackathon aantrekkelijker.

• Branding en materialen: Toegang tot kant-en-klaar brandingmateriaal vergemakkelijkt de promotie-inspanningen, waardoor het evenement professioneler en aanlokkelijker overkomt.

Wervingsmateriaal: TOOLKITS

Extra personeel werven

Voor een succesvolle hackathon heb je misschien meer nodig dan alleen je kernteam. Lees hier hoe je extra personeel kunt werven:

Lees het volgende deel van deze gids, waar we dieper ingaan op elke rol. Op dit moment is het de moeite waard om na te denken en je hackathon scoping canvas te bekijken om te zien met welke extra medewerkers je misschien rekening moet houden.

Lees Stap 1 - Personeel en verantwoordelijkheden verdelen

Facilitatoren

• Rol en aantal: Facilitatoren begeleiden studententeams tijdens de hackathon. Streef naar één begeleider per tien studenten; als de focus meer ligt op de kwaliteit van de eindresultaten, overweeg dan één begeleider per vijf studenten.

• Werven: Wervingsfacilitatoren worden vaak gerekruteerd uit het onderwijzend personeel, wat hen mogelijkheden tot professionele ontwikkeling biedt.

• Voorbereiding: Een goede training voor facilitators is cruciaal. Organiseer trainingssessies die het facilitatieproces behandelen, met de nadruk op design thinking, lean startup en agile methodologieën.

Technische ondersteuning

• Noodzaak: Zorg ervoor dat je technische ondersteuning bij de hand hebt voor eventuele problemen die zich voordoen tijdens het evenement, vooral belangrijk bij hybride of online formats.

Experts

• Rol: Experts voegen diepte toe aan de hackathon door specifieke kennis over het thema te bieden. Ze kunnen op verschillende manieren deelnemen, zoals on demand, tijdens breakoutsessies of online.

• Prototyping: Experts Als je hackathon een belangrijke prototyping component bevat, overweeg dan om experts in te schakelen die gespecialiseerd zijn in het maken van high- of low-fidelity prototypes.

Juryleden

• Samenstelling: Bestaat meestal uit een mix van een student, twee inhoudsdeskundigen en een innovatiedeskundige, in totaal ongeveer vier leden. Zij evalueren de projecten en geven feedback.

Presentator

• Rol: Deze persoon, vaak een organisatorische leider of een professionele presentator, faciliteert de publieke fases van de hackathon en zorgt ervoor dat het evenement soepel verloopt en boeiend blijft.

Dit hoofdstuk biedt de basis voor het effectief communiceren van de waarde van de hackathon en het organiseren van het personeel dat nodig is om een dynamisch en leerzaam evenement te ondersteunen. Door rekening te houden met deze elementen, kun je de impact van je hackathon vergroten en het evenement soepel laten verlopen.