Stap 4 - De hackathon begroten
Hoewel het spannend is om na te denken over de leerresultaten en innovaties die je hackathon zou kunnen opleveren, moet je bij de planning ook een praktische blik werpen op het budget. Het financiële aspect van een hackathon mag niet over het hoofd worden gezien. Het opstellen van een budget om de financiële implicaties te begrijpen en ervoor te zorgen dat je de benodigde financiering hebt om het evenement te ondersteunen is cruciaal.
4.1 Voorbereiden: Het type hackathon en de middelen beoordelen
Voordat je je budget opstelt, moet je nadenken over het type hackathon dat je plant. Wordt het face-to-face, online of hybride? Het formaat heeft een aanzienlijk effect op het budget. Online hackathons brengen vaak lagere kosten met zich mee op gebieden zoals locatie of eten, maar vereisen mogelijk investeringen in digitale platforms of tools.
Bekijk het canvas van de hackathon scoping en denk na over het volgende:
Hoeveel deelnemers verwacht je?
Wat is de duur van de hackathon?
Wat voor sfeer en ervaring wil je creëren?
Welke bestaande middelen kun je inzetten
Deze antwoorden zullen je helpen bij het budgetteringsproces.
4.2 Belangrijkste kostencategorieën
Als je het bovenstaande hebt overwogen, kun je beginnen met het berekenen van je kosten. Hier zijn enkele typische categorieën:
4.2.1 Locatie
De locatie voor je hackathon kan een grote invloed hebben op je budget en de sfeer van het evenement. De kosten voor het huren van een locatie, het opbouwen en afbreken, het huren van extra infrastructuur (stoelen, tafels, eten of drinken bar, enz.), apparatuur (projectoren, luidsprekers, microfoons, verlichting, podiumelementen, enz.
Externe locaties: Het huren van een ruimte die ontworpen is voor dergelijke evenementen heeft voordelen. Deze ruimtes beschikken vaak over de nodige infrastructuur. De huurkosten kunnen echter een aanzienlijke uitgave zijn, meestal variërend van $500 tot $5000 per dag, afhankelijk van de grootte en locatie van de locatie.
Samenwerken met een bedrijf: Deze optie kan besparen op huurkosten, maar vereist meer logistieke planning. Zorg er altijd voor dat de ruimte van het bedrijf beschikbaar is voordat je gaat plannen.
Locaties in scholen: Het organiseren van een hackathon in een school kan huurkosten besparen en toegankelijkheidsproblemen oplossen. Het kan echter een uitdaging zijn om de ruimte om te vormen tot een creatievere ruimte.\
Overwegingen met betrekking tot locatiekosten:
Huur locatie: $500 - $5000/dag
Aanvullende infrastructuur: $200 - $1000
Aanvullende apparatuur: $300 - $2000
Schoonmaak: $100 - $500
4.2.2 Kosten voor benodigdheden en apparatuur voor de locatie
Voor een face-to-face hackathon heb je benodigdheden en apparatuur nodig voor de locatie, zoals whiteboards, projectoren en geluidssystemen. De kosten kunnen variëren, maar hier zijn enkele schattingen:
Whiteboard: $100 - $300
Projector: $300 - $1000
Geluidssysteem: $200 - $1000
4.2.3 Kosten voor benodigdheden en apparatuur voor de deelnemers
De middelen die je ter beschikking stelt van de deelnemers kunnen hun hackathonervaring aanzienlijk beïnvloeden. Kosten voor A1 doeken, pennen, markers, post-its, tape en prototype materialen moeten worden overwogen in een face-to-face hackathon.
A1 canvassen: $20 - $100 per team
Pennen en stiften: $10 - $50 per team
Post-its: $5 - $20 per team
Prototype materialen: $50 - $200 per team
Voor een online hackathon kan samenwerkingssoftware zoals Miro of Mural nodig zijn, die varieert van $8 tot $16 per gebruiker per maand. Prototypesoftware zoals Figma is gratis, maar heeft premium opties tot $12 per redacteur per maand.
Voor een hybride hackathon zijn de kosten vaak de som van beide.
4.2.4 Voedingskosten
De voedselkosten voor een hackathon kunnen worden opgesplitst in essentiële en niet-essentiële kosten. Essentiële kosten zijn onder andere lunch, basisdrankjes en eventueel ontbijt voor de deelnemers en het personeel. Nietessentiële kosten zijn bijvoorbeeld extra drankjes, snacks en eten voor de afsluitende tentoonstelling.
Essentiële voedingsmiddelen: $10 - $20 per persoon per dag
Niet-essentiële voedingsmiddelen: $5 - $10 per persoon per dag
Expositievoedsel: $100 - $500 totaal
Onthoud dat voor een hybride hackathon, ervoor zorgen dat alle deelnemers toegang hebben tot dezelfde maaltijden, zelfs op afstand, kan helpen om een gevoel van eenheid te behouden
4.2.5 Promotiekosten
Promotiekosten kunnen bestaan uit fysieke promotiematerialen zoals stickers, posters, flyers, banners, borden, draagtassen, etc. Het kan ook gaan om de kosten van een fotograaf of videograaf, variërend van $100 tot $200 per uur. Je kunt ook studenten met ervaring in fotografie en videografie aanstellen om het evenement te verslaan, wat een kosteneffectief alternatief kan zijn.
Fysiek promotiemateriaal: $100 - $500
Fotograaf/videograaf: $100 - $200/uur
4.2.6 Reiskosten en personeelskosten
Reiskosten kunnen nodig zijn als je gastsprekers of deelnemers van ver weg hebt. Overweeg om de reiskosten van geselecteerde deelnemers te betalen als dat mogelijk is. Als je de reiskosten niet kunt dekken, maak dit dan vanaf het begin duidelijk om misverstanden te voorkomen
Er moet ook rekening worden gehouden met personeelskosten als er sprekers, presentatoren, rechters of andere deskundigen worden ingehuurd. Deze kosten kunnen aanzienlijk variëren afhankelijk van de ervaring en reputatie van het betrokken personeel.
Reiskosten: $100 - $1000 per persoon
Personeelskosten: $500 - $5000 per persoon
4.2.7 Prijzen en beloningen
Prijzen en beloningen kunnen deelnemers tijdens de hackathon enorm motiveren. Deze kunnen variëren van kleine prijzen zoals technische gadgets, die $20 tot $200 per stuk kunnen kosten, tot belangrijkere prijzen zoals beurzen of stagemogelijkheden.
Kleine prijzen: $20 - $200 per item
Grote prijzen: $500 - $5000 per item
Onthoud dat het doel van de prijzen niet is om een hevig concurrerende omgeving te creëren, maar om creatief denken en het oplossen van problemen te stimuleren. Ze kunnen ook dienen als een springplank voor verdere ontwikkeling, zodat veelbelovende projecten hun reis na de hackathon kunnen voortzetten.
4.3 Inkomstenmodellen
Hoewel het cruciaal is om de kosten te begrijpen, is het net zo belangrijk om na te denken over mogelijke inkomstenbronnen. Hier zijn een paar manieren waarop je je hackathon zou kunnen financieren:
Sponsoring: Bedrijven kunnen je hackathon sponsoren om hun merk te promoten, toegang te krijgen tot talent of onderwijs te ondersteunen. Ze kunnen fondsen, middelen of zelfs prijzen beschikbaar stellen.
Subsidies: Het is mogelijk dat je subsidie vindt bij gouvernementele of nietgouvernementele organisaties, vooral als je hackathon aansluit bij educatieve, technologische of maatschappelijke doelen.
Deelnamekosten: Hoewel het gebruikelijk is dat hackathons gratis zijn voor deelnemers, kan het vragen van een klein inschrijfgeld helpen om de kosten te dekken.
Houd bij het plannen van je budget rekening met al deze factoren en wees voorbereid op onverwachte uitgaven. Vergeet niet dat budgettering een doorlopend proces is dat aanpassingen vereist naarmate de dag van het evenement nadert. Een goede budgettering zorgt voor een soepel verloop van je hackathon en voorkomt ongewenste financiële verrassingen.
Last updated